Webbewerking inventarissen

Opdracht

Het Historisch Centrum Overijssel geeft inventarissen of bronbewerkingen in boekvorm uit. Aangezien deze al met behulp van een tekstverwerker gemaakt zijn, zijn de teksten hiervan al in digitale vorm beschikbaar.

Het Historisch Centrum Overijssel wilde bepaalde publicaties ook via hun website beschikbaar stellen en vroeg Heritas om deze opdracht uit te voeren. In eerste instantie ging het om één publicatie. Later zijn nog twee publicaties op deze manier bewerkt. Het geheel moest conform de huisstijl van het Historisch Centrum Overijssel worden vormgegeven.

De volgende publicaties zijn op deze manier bewerkt:

• Repertorium op de Overijsselse en Overstichtse leenprotocollen 1379-1805 (oftewel Overijssels leenrepertorium)
• Inventaris van het Huisarchief Almelo, met regestenlijst en leenrepertorium
• Inventaris van de Archieven van de Staten van Overijssel en van de op hen volgende colleges, 1578 - 1810 (oftewel het Statenarchief)

Het kenmerk van deze publicaties is dat er veel interne verwijzingen naar andere gedeeltes van het boek in staan. Inventarisnummer verwijzen naar gerelateerde inventarisnummers, of de bijbehorende regesten (samenvattingen van oude aktes). Lenen (onroerende goederen) worden opgesplitst in andere lenen, of samengevoegd tot nieuwe lenen. Een deel van de opdracht was om de gegevens zodanig te bewerken, dat deze interne verwijzingen in de vorm van hyperlinks beschikbaar kwamen op internet. Op deze manier kon de gebruiker gemakkelijk naar de gerelateerde onderwerpen doorklikken.

Rol van Heritas

Heritas heeft allereerst software geschreven dat de informatie uit de tekstverwerker omzet naar een database. Hiervoor werd de structuur van de tekst geanalyseerd om de verschillende onderdelen automatisch te kunnen herkennen.

Nadat de gegevens in een database beschikbaar waren, werden de onderlinge verwijzingen doorgelinkt. Voor bepaalde verwijzingen konden regels worden aangemaakt. Bijvoorbeeld: Als er staat "Zie inventarisnummer 398" dan moet het getal 398 worden doorgelinkt naar inventarisnummer 398. Sommige andere verwijzingen waren niet in regels te vangen en moesten handmatig worden aangemaakt. Voor het aanmaken van deze verwijzingen met de mogelijkheid om regels aan te maken is een hulpprogramma geschreven voor intern gebruik.

Vervolgens werden de gegevens geschikt gemaakt voor gebruik op internet. Bij het Overijsselse leenrepertorium was het nog niet mogelijk om de database online te plaatsen. Daarom zijn de gegevens uit de database hier bewerkt tot een reguliere, statische website. Bij het Huisarchief Almelo en het Statenarchief had het Historisch Centrum Overijssel inmiddels de mogelijkheid tot het gebruik van databases op hun website. Hier is een dynamische website voor gemaakt die de gegevens live opvraagt.

Ook is voor alle publicaties een zoekmechanisme ingebouwd. Bij het Overijsselse leenrepertorium en het Huisarchief Almelo is hiervoor gebruik gemaakt van de oorspronkelijke index van het boek. Bij het Statenarchief was die niet beschikbaar en worden de teksten uit de database doorzocht.

Dit project bevatte dus een gedeelte software engineering voor de conversieprogramma's en het hulpprogramma voor het doorlinken. Daarnaast bestonden de werkzaamheden uit webdevelopment voor het presenteren van de gegevens op internet.

Resultaat

Het resultaat is een drietal nieuwe onderdelen van de website van het Historisch Centrum Overijssel.

Overijssels leenrepertorium

Open het Overijsselse leenrepertorium in een nieuw venster

Huisarchief Almelo

Open het Huisarchief Almelo in een nieuw venster

Statenarchief

Open het Statenarchief in een nieuw venster